Sammen
De financiële wereld is altijd in ontwikkeling. En dus ook haar klanten. Om als professionals proactief te kunnen blijven in deze sector, is een ondersteunend CRM-systeem onmisbaar. Dat ondervond Sammen ook, dankzij het gebruik van Cirqll. Wat deed Sammen overstappen naar een CRM? En wat levert Cirqll op?
Sammen is een bedrijf dat financiële coaching biedt. Vanaf begin dit jaar maakt Sammen intensief gebruik van Cirqll als CRM. We spreken financieel coach Pauline Mulder, die ook verantwoordelijk is voor het accountmanagement. Ze introduceert haar werk: “Onze financiële coaches begeleiden mensen die vragen hebben of die financieel in zwaar weer zitten. Dit gebeurt in opdracht van bedrijven. Maar we begeleiden bijvoorbeeld ook werkgevers in probleemloos kunnen praten over geldzaken binnen hun organisatie.”
Toen - "We moesten de informatie overal vandaan halen"
Eerst: Excel
De uitdaging van Sammen was een veelvoorkomende: “We hielden het klantenbestand bij in Excel.” Het bureau begon met 3 coaches, maar groeide snel. Dus was Excel op den duur niet meer houdbaar. Pauline vertelt verder: “Alle informatie bevond zich in onze klantenmap. Gedurende de jaren werd dit steeds uitdagender, aangezien we feitelijk in twee verschillende omgevingen werkten. We moesten informatie overal vandaan halen. En omdat we met meerdere coaches samenwerken, streven we ernaar de hoeveelheid trajecten gelijkmatig onder hen te verdelen. Hoe groter het aantal coaches en trajecten, hoe groter de klus was om dit voor elkaar te krijgen.”
manier om onze afspraken en overeenkomsten veilig en inzichtelijk onder te brengen. Toen we via een podcast in contact kwamen met Rob, zijn we aan het denken gezet.” De Contentmaker zag potentie in het gebruik van een CRM-systeem en is Cirqll uit gaan proberen.
“We gingen er redelijk blanco en nuchter in,” vertelt Nicole. “Maar er waren wel wat verwachtingen. Zo hoopte ik dat Cirqll hun belofte op het gebied van eenvoud waar zou maken. Dat is zeker gebeurd. Zodra je het programma opent is alles direct duidelijk. Er kan niet snel iets misgaan, dat is een erg prettig gevoel.”
Vertrouwen in eenvoud
Het speuren naar een CRM begon. Hoe ging dat Sammen af? Pauline: “Tijdens onze zoektocht naar een nieuw CRM zijn verschillende opties overwogen, maar al snel beseften we bij Cirqll hoe eenvoudig en gebruiksvriendelijk het platform is. Ondanks dat Cirqll een nieuwkomer is in het veld, vonden we dat het perfect aansluit bij onze behoeften. De mannen van het team denken actief met ons mee en tonen een goed begrip van hun vakgebied. Ook zijn de communicatielijnen prettig en kort. We besloten hen te vertrouwen en zijn daar heel tevreden mee.”
Nu - "Nu kies ik gewoon vijf bedrijven per week uit die ik ga bellen."
Cirqll: 13 coaches 1 omgeving
Het gestelde vertrouwen in Cirqll als geschikt CRM voor Sammen betaalde zich uit, bevestigt Pauline. Hoe is hun werk verbeterd? “In het algemeen is er zoveel meer rust en overzicht in de organisatie. De informatie staat bij elkaar. Door Cirqll hebben we nu een gestroomlijnde aanpak voor relatiebeheer. Geen rommelige spreadsheets, maar een helder overzicht waarmee Sammen gemakkelijk door klantinformatie kan navigeren en de verdeling van coachingstrajecten kan volgen. We hebben het met Cirqll namelijk zo ingericht dat voor ons heel duidelijk is waar onze klanten zitten. Ik kan nu alle opdrachten inladen en precies zien wat voor trajecten er afgenomen zijn en hoeveel trajecten een coach heeft. En dat allemaal voor 13 coaches, in één systeem!”
Coaching in een CRM
Het gebruik van Cirqll bracht een aanzienlijke verbetering teweeg in de structuur van Sammens activiteiten, beaamt Pauline. “Ik begin mijn werkdag al anders dan voorheen. Het eerste wat ik nu doorgaans doe is Cirqll opstarten, samen met Outlook. De inbox van Cirqll is dan ook mijn favoriete functie. Ik heb gemerkt dat ik in eerste instantie contact leg via telefoon en Outlook, maar zodra ik iets bevestig, voeg ik het toe aan Cirqll. Op deze manier koppel ik alles direct en vergeet ik niets. Dat automatiseren is essentieel tijdens een drukke werkdag van coachen, ondersteunen en trainingen verzorgen.”
Succes in structuur
“Met Cirqll als nieuwe basis zijn we in staat om doelen te bepalen en hier naartoe te werken. Het gebruik van een CRM zoals deze geeft structuur en richting.” Dit heeft ook invloed op Paulines persoonlijke werkgeluk. “Cirqll heeft de grote berg werk waar ik tegen aanliep gereduceerd tot een overzichtelijk heuveltje, waardoor ik beter accountmanagent kan voeren. Daar ben ik erg dankbaar voor. Nu kies ik gewoon vijf bedrijven per week uit die ik ga bellen en zo houd ik de structuur vast.”
Straks - "Cirqll kan ons helpen proactief te werken"
Blijvende controle over de verkoop
Een groot deel van Cirqll’s beloftes zijn al ingelost. Maar Pauline is ambitieus. En dat moet ook, als je werkt met klantenbeheer bij een groeiend, succesvol bureau. Wat hoopt ze met Cirqll nog meer te bereiken voor Sammen? “Natuurlijk hoop ik allereerst de verkregen structuur in de verkoop en het relatiebeheer te behouden op de lange termijn. Daarbovenop wil ik zorgen dat we nóg planmatiger gaan werken. Hierdoor houden we de regie over onze inzet en onze agenda. Dat is een erg belangrijk onderdeel van ons succes.”
Vooroplopen met Cirqll
Maar dat is niet het enige. Er past meer in de visie van Sammen. Pauline: “In onze sector moeten we de klant van diens kunnen blijven. Daarom is het van belang om proactief te zijn, minder werken vanuit de waan van de dag. Cirqll kan ons daarbij helpen. Met geautomatiseerde herinneringen en meldingen kunnen we op het juiste moment de juiste acties ondernemen. Op het juiste moment de goede dingen doen. Of we dat daadwerkelijk doen, komen we te weten door in Cirqll te zien wat per coach de resultaten van de inzet zijn. Daar kunnen we dan weer nieuwe doelen op stellen. Zo blijft Sammen vooroplopen.”
Over Sammen
Samen met jou het verschil maken. Dat is waar Sammen voor staat en iedere dag haar uiterste best voor doet. Samen met haar opdrachtgevers, de medewerkers en onze coaches. Ben je benieuwd welke waarden voor ons hierbij belangrijk zijn? En hoe we deze in de praktijk brengen? Klik op onderstaande knop.
