Waarom een privacystatement
Bij Cirqll streven we ernaar om jouw privacy te beschermen en te respecteren in overeenstemming met de EU General Data Protection Regulation (GDPR of AVG) 2016/679, gedateerd 27 april 2016. In dit privacystatement wordt uitgelegd wanneer en waarom we persoonlijke informatie verzamelen, hoe we deze informatie gebruiken, de voorwaarden waaronder we deze informatie kunnen delen met anderen en hoe we deze informatie beveiligen. Dit privacystatement is van toepassing op het gebruik van onze producten en op onze activiteiten ten behoeve van verkoop, marketing en uitvoering van de contracten met de klanten. Het privacystatement is ook van toepassing op mensen die solliciteren bij Cirqll.
Wanneer verzamelen we persoonlijke gegevens
- Wanneer je gebruik maakt van onze producten.
- Wanneer je persoonlijk met ons communiceert, schriftelijk, per telefoon, via sociale media of via onze website.
- Wanneer we persoonlijke informatie verzamelen via andere, legitieme bronnen, zoals externe gegevensverzamelaars, Cirqll-marketingpartners,
partners, openbare bronnen of sociale netwerken. We gebruiken deze gegevens uitsluitend als je deze bronnen toestemming hebt gegeven om
jouw persoonlijke gegevens te delen met anderen.
- Wanneer dit een rechtmatig belang dient en als dit belang niet dient te wijken voor jouw privacybelangen. Voordat gegevens worden verzameld,
maken we een analyse om te kunnen beoordelen of er een wederzijds belang bestaat voor jou en Cirqll.
Waarom verzamelen we persoonlijke gegevens
We verzamelen en gebruiken persoonlijke gegevens voornamelijk voor de uitvoering van directe verkoop, direct marketing en klantenservice. We verzamelen ook gegevens over leveranciers, partners en sollicitanten bij of medewerkers van ons bedrijf.
We kunnen jouw informatie gebruiken ten behoeve van het volgende:
- je de gevraagde marketingcommunicatie sturen. Hiertoe kan informatie behoren over onze producten en diensten, evenementen, activiteiten en promoties van de producten en diensten van onze partners
- je informatie sturen over de producten en diensten die je bij ons afneemt.
- De uitvoering van directe-verkoopactiviteiten wanneer een rechtmatig en wederzijds belang is vastgesteld.
- je voorzien van informatie over de inhoud en locatie van een webinar of evenement waarvoor je je hebt aangemeld.
- antwoorden op een contact- of ander webformulier dat je bij Cirqll hebt ingevuld.
- opvolging geven aan binnenkomende verzoeken (klantondersteuning, e-mails, chats of telefoontjes).
- toegang en diensten beschikbaar stellen die behoren bij een (test-)account van Cirqll.
- toegang beschikbaar stellen tot de CRM Community van Cirqll.
- voldoen aan contractuele verplichtingen, zoals opdrachtbevestiging, licentiedetails, factuur, herinneringen en dergelijke. Het contract kan rechtstreeks met Cirqll of met partners van Cirqll zijn gesloten.
- je te waarschuwen bij een storing in onze dienstverlening (systeemberichten).
- contact met je opnemen om jouw mening te peilen over onze producten en diensten.
- een sollicitatie verwerken
Rechtsgrondslag voor de verzameling van persoonlijke gegevens
Persoonlijke gegevens verzamelen op basis van contracten
We gebruiken persoonlijke informatie om te voldoen aan onze verplichtingen die voortvloeien uit de contracten en overeenkomsten met klanten, partners en leveranciers.
Rechtmatig Belang
We kunnen persoonlijke gegevens gebruiken als dit een rechtmatig belang dient en als de privacybelangen van de betrokkenen niet zwaarder wegen dan dit belang. Meestal hebben we, om vast te stellen of er een rechtsgrondslag voor gegevensverzameling is, een analyse gemaakt waarbij een wederzijds belang voor zowel Cirqll als de afzonderlijke persoon is vastgesteld. De rechtsgrondslag is primair gerelateerd aan verkoop- en marketingdoeleinden. We zullen je altijd wijzen op jouw privacy rechten en je informeren over het doel waarvoor we persoonlijke gegevens verzamelen.
Welke persoonlijke gegevens verzamelen we?
We verzamelen, naast de naam en contactinformatie van jouw organisatie, naam, telefoonnummer, functie en e-mailadres. We kunnen ook feedback, opmerkingen en vragen verzamelen die we van je hebben ontvangen via service gerelateerde communicatie en activiteiten, zoals bijeenkomsten, telefoongesprekken, documenten, chats en e-mails. Via onze applicaties en websites kunnen we IPadressen, en op de sites ondernomen activiteiten verzamelen.
Als je bijvoorbeeld foto’s of video’s uploadt naar onze CRM Community-website of berichten of opmerkingen eraan toevoegt, kan deze informatie worden gelezen door iedereen die de CRM Community bezoekt en worden gebruikt voor doeleinden waarover Cirqll en jij geen enkele controle hebben. Om deze reden is Cirqll niet verantwoordelijk voor de informatie die je op de CRM Communitywebsite zet.
Als je solliciteert bij Cirqll verzamelen we de gegevens die je verstrekt tijdens de sollicitatieprocedure.
Hoelang bewaren we jouw persoonlijke gegevens?
We bewaren persoonlijke gegevens zolang als nodig is voor het doel waarvoor de persoonlijke gegevens zijn verzameld en houden er daarbij ook rekening mee dat we jouw vagen moeten kunnen beantwoorden of mogelijke problemen moeten kunnen oplossen, moeten kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten van de toepasselijke wetgeving, rechtsvorderingen/klachten moeten kunnen behandelen en de gegevens moeten kunnen beschermen.
Dit houdt in dat we jouw persoonlijke gegevens gedurende een redelijke termijn na jouw laatste interactie met ons behouden. Wanneer de persoonlijke gegevens die we hebben verzameld, niet meer nodig zijn, zullen we deze gegevens op een veilige manier verwijderen. We kunnen gegevens verwerken voor statistische doeleinden, maar in dergelijke gevallen zijn de gegevens geanonimiseerd.
Beveiliging van persoonsgegevens
We nemen de bescherming van persoonsgegevens serieus en hebben daarom passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging, openbaarmaking of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.
De door Cirqll getroffen maatregelen omvatten onder meer:
- beveiligde verbindingen voor de uitwisseling van gegevens;
- toegangsbeheer op basis van rollen en autorisaties;
- logging en monitoring van systemen en activiteiten;
- procedures voor back-up en herstel van gegevens;
- periodieke beoordeling van beveiligingsmaatregelen en risico’s;
- processen voor het melden, registreren en afhandelen van beveiligingsincidenten en datalekken;
- afspraken met leveranciers en verwerkers over de bescherming van persoonsgegevens.
Cirqll beschikt over een gecertificeerd Information Security Management System (ISMS) conform de internationale norm ISO 27001. Binnen dit managementsysteem worden risico’s op het gebied van informatiebeveiliging periodiek beoordeeld en worden passende maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen.
Wanneer Cirqll gebruikmaakt van derden voor de verwerking van persoonsgegevens, worden passende contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om een vergelijkbaar niveau van bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.
Aanvullende informatie voor het gebruik van Googlegebruikersgegevens – Gmail agenda.
Niettegenstaande al het andere in deze Privacy statement. Met de koppeling van Gmail agenda vragen we toegang tot je primaire agenda. Met deze toegang kun je vanuit onze applicatie je agenda uitlezen, afspraken wijzigen, afspraken toevoegen en afspraken verwijderen. Tevens kun je afspraken die zijn uitgelezen koppelen aan je ‘klanten’ in Cirqll. Al deze data wordt opgeslagen in ons systeem dus ook in onze database. Deze data wordt niet gebruikt door derden, reclame of commerciële doeleinden.
Het gebruik van cookies en bakens
We gebruiken cookies en webbakens (informatie over websitenavigatie) om informatie te verzamelen over jouw navigatie op de websites van Cirqll. Informatie over websitenavigatie omvat standaardinformatie van jouw webbrowser, zoals het browsertype en de browsertaal, jouw IP-adres (Internet Protocol) en de uitgevoerde acties op de websites van Cirqll, zoals bekeken pagina’s en koppelingen waarop is geklikt.
Deze informatie wordt gebruikt om websites efficiënter te laten functioneren, om bedrijfs- en marketinginformatie te leveren aan de eigenaren van de site en om persoonlijke gegevens te verzamelen, zoals browsertype en besturingssysteem, opgevraagde pagina, gevolgd pad door de site, domein van ISP, etc. om een beter begrip te krijgen van het gebruik van een website door bezoekers. Cookies en vergelijkbare technologieën helpen ons om de website aan te passen aan jouw persoonlijke behoeften, maar ook om veiligheidsbedreigingen en misbruik te detecteren en te voorkomen. Als ze zelfstandig worden gebruikt, kunnen cookies en webbakens je persoonlijk identificeren.
Met wie delen we jouw gegevens?
We delen, verkopen, verhuren of verhandelen jouw informatie met geen enkele derde zonder jouw toestemming, met uitzondering van het hieronder beschreven:
Externe dienstverleners die namens ons werken:
We geven eventueel jouw informatie door aan onze distributeurs, agents, onderaannemers en andere gerelateerde organisaties, zodat ze jou, namens ons, service kunnen aanbieden.
Externe productaanbieders met wie we samenwerking:
We werken nauw samen met productleveranciers van derde partijen om je een serie producten en services te kunnen bieden die voldoen aan jouw aanvullende CRM-behoeften (bijv. beschikbare apps in onze App Store). Wanneer je informeert naar deze producten of deze koopt, zal de relevante productleverancier van deze derde partij jouw gegevens gebruiken om je te voorzien van informatie en om zijn verplichtingen na te komen die voortvloeien uit eventueel door jou afgesloten contracten met deze partij. In een aantal gevallen zullen productleveranciers van derde partijen optreden als gegevensverwerkers van jouw informatie. Daarom adviseren wij dat je het privacybeleid van deze partijen leest en een gegevensverwerkersovereenkomst (DPA) met hen tekent. Deze productleveranciers van derde partijen zullen jouw informatie met ons delen en wij zullen deze informatie gebruiken in overeenstemming van deze privacyverklaring.
In geval van wettelijke verplichting:
We zullen jouw persoonlijke informatie vrijgeven als dit een wettelijke verplichting is of als we, als bedrijf, redelijkerwijs vermoeden dat vrijgave noodzakelijk is om de rechten van ons bedrijf te beschermen en/of om gevolg te geven aan een gerechtelijke procedure, gerechtelijke bevel of juridische procedure. We zullen er echter alles aan doen om ervoor te zorgen dat jouw privacyrechten beschermd blijven.
Gebruik van onderaannemers (verwerkers en subverwerkers)
We kunnen gebruikmaken van onderaannemers om persoonlijke gegevens namens ons te verwerken. We zijn ervoor verantwoordelijk dat deze onderaannemers zich houden aan dit privacystatement en de toepasselijke wetgeving voor gegevensbescherming door hen een gegevensverwerkersovereenkomst (DPA) te laten tekenen.
Ingeval de onderaannemer persoonlijke gegevens verwerkt buiten het EU/EER gebied, dient een dergelijke verwerking in overeenstemming te zijn met het EU kader voor privacy, de EU-modelcontractbepalingen voor de doorgifte naar derde landen of een andere specifieke genoemde wettelijke basis voor de doorgifte van persoonlijke gegevens naar derde land.
Wanneer er een nieuwe onderaannemer wordt toegevoegd of er een wijziging van onderaannemer plaatsvindt die is gerelateerd aan onze dienstverlening, zullen klanten hierover worden geïnformeerd in overeenstemming met onze verwerkersvoorwaarden. Een lijst met goedgekeurde onderaannemers maakt deel uit van onze verwerkersvoorwaarden die beschikbaar zijn op onze website.
Wijziging van deze privacystatement
Cirqll behoudt zich het recht voor dit privacystatement op elk moment te wijzigen. De geldende versie is altijd beschikbaar op onze website. We verzoeken je dit privacystatement regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat je tevreden bent met eventuele wijzigingen.
Als we wijzigingen aanbrengen die een significante verandering van onze privacystatement met zich meebrengen, brengen we je per e-mail of notificatie via onze applicaties op de hoogte.
Jouw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
Als je ontevreden bent over de wijze waarop jouw persoonlijke gegevens zijn verwerkt, kun je in eerste instantie contact opnemen via info@cirqll.nl Als je ontevreden blijft, heb je het recht om voor een beslissing een rechtstreeks beroep te doen op de nationale toezichthouder. Je kunt in dat geval contact opnemen met de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl