Wat betekent een CRM-systeem eigenlijk?
Uitleg, voorbeelden en alles wat je moet weten over CRM-systemen
Op deze pagina geven we je graag wat meer uitleg over wat een CRM-systeem precies is, wat je er allemaal mee kunt doen en voor wie het bijvoorbeeld geschikt is.
Een CRM systeem is de afkorting van ‘Customer Relationship Management’ systeem. In begrijpelijke taal is het een software waarmee je al jouw klantgegevens beheert. Denk aan contactgegevens, notities, afspraken en verkoopkansen. Door gebruik te maken van een CRM en hierin alles actief vast te leggen, kan jij en jouw team snel reageren op vragen en nog beter inspelen op de behoeften van de klant.
Door gebruik te maken van een CRM, houd je alles lekker overzichtelijk. Dus al die notities die nog steeds los op je bureau liggen, die kun je allemaal digitaal vastleggen. Je hoeft niet langer meer die lange lijsten aan e-mails te doorzoeken.
Een goed CRM geeft je inzicht en structuur. Het maakt het onderhouden van jouw relaties gemakkelijk én leuker. En daarbij zou het ook moet zorgen voor meer rust in je hoofd en in jouw bedrijf.
De meeste CRM-systemen zijn cloud-based. Dat wil zeggen dat alles online gebeurt en je dus overal toegang hebt tot het beheren van jouw klanten, mits je internetverbinding hebt! Dus of je nu op kantoor bent of onderweg bent naar je afspraak, al jouw klantinformatie heb je in principe altijd binnen handbereik.
Inhoudsopgave
Waarom zou je als organisatie voor een CRM kiezen?
Een CRM-systeem helpt je niet alleen bij het vastleggen van al je klantinformatie, maar het maakt bijvoorbeeld het samenwerken tussen collega’s onderling een stuk gemakkelijker. Doordat je met jouw collega’s samenwerkt in één systeem, kan je bijvoorbeeld veel sneller en eenvoudiger afspraken opvolgen. Je voorkomt een hoop dubbel werk en het zorgt ook voor een naadloze opvolging van klantvragen of lopende leads.
Je ziet in één oogopslag wat er allemaal open staat en of je actie moet ondernemen. Zo kan jij of jouw team snel schakelen en zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien.
Als je gebruik maakt van een CRM, dan zou je ook moeten kunnen zien wie bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor een klant, gesprek of zelfs een activiteit. Je hebt altijd duidelijkheid en ziet meteen wie wat heeft besproken en welke vervolgstappen er eventueel nodig zijn. Je zult zien dat de communicatie en de samenwerkingen binnen jouw team flink zal verbeteren.
Hoe gebruik je een CRM-systeem in de praktijk?
Een goed CRM-systeem gebruik je dagelijks. Je kunt hierin zoals eerder gezegd al je klantrelaties beheren en jouw taken organiseren. Hoe je vaak begint is door eerst alle basisinformatie zoals contactgegevens vast te leggen. Eventueel kun je dit ook al direct aanvullen met belangrijke notities en afspraken die je al hebt gemaakt. Het geeft je al direct een prettig overzicht in wat er speelt bij iedere klant.
In ons CRM kun je bijvoorbeeld ook al je taken en herinneringen instellen. Dit helpt je bij het opvolgen van afspraken en verkoopkansen. Maar je kunt ook herinneringen instellen voor contracten. Zo vergeet je nooit om meer om op tijd contact met je klant op te nemen om een eventuele verlenging te bespreken of om gewoon de jaarlijkse factuur weer de deur uit te doen!
Als je een CRM systeem hebt waarbij je met meerdere gebruikers toegang hebt, dan kun je samenwerken met elkaar in één klantbeheersysteem. Je kunt dus samenwerken met je collega’s. Zie direct wat er met een klant is afgesproken, welke acties er nog lopen en wie waar verantwoordelijk voor is.
Welke CRM-systemen zijn er eigenlijk?
Er zijn tal van CRM-systemen op de markt. Zo heb je bijvoorbeeld Salesforce, een van de grootste CRM’s, die vooral gebruikt wordt door grotere bedrijven die vaak maatwerk willen hebben. Ook Hubspot is een bekend systeem, bij veel mensen bekend vanwege de eenvoudigere opzet en een gratis basisversie. Dan heb je nog de naam Zoho CRM, een flexibele oplossing voor bedrijven die veel integraties nodig hebben met andere systemen. En ook Pipedrive is een CRM dat veel gekozen wordt, meestal door verkoopteams omdat hier de focus voornamelijk ligt op het beheren van je verkoopkansen.
Ons CRM-systeem (Cirqll) is een relatief nieuw systeem, vooral gericht op ondernemers en medewerkers die een eenvoudig en gebruiksvriendelijk CRM willen hebben, zonder al die overbodige en ingewikkelde functies. Sommige CRM-systemen kunnen soms complex en overweldigend zijn. Wij houden het graag bij eenvoud. Cirqll is ideaal voor bedrijven, stichtingen en non-profitorganisaties die snel toegang willen tot klantinformatie, zonder dat ze verdwalen in allerlei ingewikkelde instellingen of functies.
Hoe kies je het juiste CRM-systeem?
Hoe kies je nou het juiste CRM uit? Dit hangt helemaal af van wat jij of jouw collega’s nodig hebben. Begin eerst eens met het in kaart brengen van alle belangrijke processen. Heb je vooral overzicht nodig? Zoek je misschien iets dat je werk gedeeltelijk automatiseert? Een gebruiksvriendelijk CRM-systeem is cruciaal, want jij en misschien wel jouw hele team moet er mee kunnen werken.
Denk ook na over integratiemogelijkheden. Kan het systeem dat je voor ogen hebt, samenwerken met andere tools die jij al gebruikt? Denk hierbij aan e-mail, boekhoudprogramma’s of projectmanagement systemen.
Je zou ook goed kunnen kijken naar de schaalbaarheid van een CRM. Je wilt graag dat het meegroeit met je bedrijf. Kijk dus goed welke functionaliteiten en mogelijkheden het CRM-systeem biedt en hoe dit eventueel uitgebreid kan worden in de toekomst met extra modules/pakketten.
Niet onbelangrijk, probeer altijd een demo of proefversie. Dit geeft je de kans om het CRM-systeem eens rustig uit te proberen. Ervaar hoe het eruit ziet, of het prettig werkt en of het een beetje aansluit bij jouw dagelijkse workflow. De juiste keuze maken draait ook om het vinden van een CRM-systeem dat jou helpt om efficiënter te werken, zonder allerlei gedoe.
Integratie met andere software
Heeft het CRM dat je voor ogen hebt, koppelingen met andere software? Denk hierbij aan e-mailprogramma’s, boekhoudsoftware, agenda en marketingtools. Door deze integraties kun je bijvoorbeeld direct mails opslaan die je hebt verzonden vanuit je mailprogramma. Of misschien wel afspraken die jij hebt gemaakt in je agenda automatisch tonen in de agenda in jouw CRM.
Koppelingen met bepaalde tools bespaart je veel tijd en voorkomt dubbel werk. Het zorgt ervoor dat alle belangrijke gegevens centraal staan, waardoor je workflow soepel blijft verlopen.
