Tijd. Als ondernemer lijk je er eigenlijk nooit genoeg van te hebben. Of je nu net begint of al een doorgewinterde ondernemer bent, vaak komt de vraag naar boven: “Hoe kan ik slimmer omgaan met mijn tijd?”.
Je takenlijst groeit sneller dan je hem kunt afwerken, er zijn altijd nieuwe kansen en uitdagingen en de balans tussen werk en privé is vaak ver te zoeken. Geen zorgen. Met een paar eenvoudige aanpassingen en slimme tools kun je leren om niet perse harder, maar vooral slimmer te werken.
In deze blog duiken we in praktische tips en inzichten die jou als ondernemer kunnen helpen om meer uit je dag te halen. Want meer efficiëntie betekent uiteindelijk ook meer vrijheid en ruimte om te doen waar je écht goed in bent en wat je écht leuk vindt.
Stel prioriteiten met de 80/20 regel
Een van de eerste stappen in het slimmer leren werken is prioriteiten stellen. Misschien heb je wel eens gehoord van de 80/20 regel, ook wel de Pareto-principle. Dit principe stelt dat 80% van de resultaten voortkomt uit slechts 20% van de inspanningen.
Maar hoe pas je dit dan toe? Ga eens door je takenlijst en kijk welke taken of klanten het meeste opleveren. Richt je vervolgens op deze taken en klanten en besteed wat minder tijd aan zaken die weinig bijdragen aan jouw doelen. Dit betekent natuurlijk niet dat je de rest compleet negeert, maar wel dat je scherp kiest waaraan je jouw tijd besteedt. Door te focussen op de ‘belangrijkste 20%' zul je zien dat je meer resultaat behaalt.
Maak gebruik van tijdsblokken en takenlijstjes
In plaats van de hele dag door te schakelen tussen verschillende taken, werk de techniek van tijdblokken fantastisch om gefocust te blijven. Je reserveert als het ware specifieke tijdblokken in jouw agenda voor bepaalde soorten taken. Zo heb je bijvoorbeeld een blokje voor e-mails, een groter blok voor projectwerk, een blok voor acquisitie en een blokje voor administratie.
Waarom werkt dit? Als je steeds moet schakelen tussen verschillende taken, dan kost dit je een bult energie en verlaagt het je concentratie. Ook duurt het weer even voordat je weer gefocust met een volgende taak verder kunt gaan. Door bijvoorbeeld dagelijks een uurtje te reserveren voor je e-mail, voorkom je dat je tussendoor elke keer je mailbox checkt.
Hoe helpt Cirqll mij hierbij? In Cirqll kun je eenvoudig taken aanmaken, compleet met subtaken. Stel bijvoorbeeld een hoofdtaak in die we nu even ‘Social Media planning' noemen. Onder deze hoofdtaak ‘hang' je als het ware specifieke subtaken, die alle acties omvatten die nodig zijn.
Het mooie van werken met hoofdtaken en subtaken in Cirqll is dat je complexe of grotere taken kunt opsplitsen in kleinere, haalbare stappen.
Leer "nee" zeggen
Ondernemers hebben vaak de neiging om op alles “ja” te zeggen. Je ziet het vooral vaak in de beginfase van hun bedrijf. Door te vaak ja te zeggen op allerlei verzoeken of projecten die te weinig waarde opleveren, raak je snel overbelast en mis je mogelijk andere waardevolle kansen.
Oefening: Probeer bijvoorbeeld bij elk verzoek of elke taak jezelf af te vragen: “Draagt dit bij aan mijn doelen?” of “Word ik hier blij van?”. Als het antwoord nee is, dan zou je ook beleefd een opdracht of verzoek kunnen afwijzen en een alternatief voor te stellen. Het is een kunst en het voelt in het begin misschien vreemd en wat ongemakkelijk, maar je zult al snel zien dat het je tijd en energie zal besparen.
En het mooie is, door nee te zeggen op het een, zeg je ja tegen iets dat voor jou écht belangrijk en waardevol is voor jou en je bedrijf.
Maak kleinere doelen en vier je successen
Natuurlijk heb je een groter doel voor ogen, maar grote doelen kunnen ook overweldigend of zelfs een beetje onrealistisch aanvoelen. Soms zorgen ze ook voor uitstelgedrag. Door je doelen op te delen in kleinere, behapbare stappen, creëer je meer overzicht en motiveer je jezelf om vooruitgang te boeken.
Tip: Probeer een wekelijks doelen lijstje te maken met kleine, haalbare doelen. Heb je een doel behaald? Sta dan ook eens stil bij je succes. Ook al is het maar even. Dit motiveert je om door te blijven gaan en het zorgt ervoor dat je werk niet aanvoelt als een eindeloze to-do-lijst.
Kleine succesmomenten helpen je om op de lange termijn grote dingen te bereiken.
Gebruik de Pomodoro-techniek voor maximale focus
Gefocust blijven kan voor veel ondernemers en medewerkers nog wel een uitdaging zijn. Een ping op je telefoon of een collega die tussendoor even iets aan je vraagt, je bent al snel afgeleid. De Pomodoro-techniek kan je helpen om geconcentreerd en productief te blijven. De techniek is eigenlijk heel simpel: je werkt 25 minuten gefocust aan één taak, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. En na vier rondes neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.
Waarom werkt dit? Deze techniek speelt in op de natuurlijke concentratiespanne van je brein. Omdat je werkt in korte, intensieve periodes, blijf je gefocust en is je energie hoog. Het is ideaal voor mensen die sneller afgeleid zijn of juist geneigd zijn om continu maar door te werken zonder pauzes te nemen.
Een extra tip voor optimale focus: Overweeg om oordopjes of een koptelefoon met noise-canceling op te zetten en te luisteren naar kalmerende achtergrondgeluiden of ‘binaural beats'. Dit soort muziek of geluiden kan je hersenen helpen om in een geconcentreerde staat te komen.
Binaural beats, die gebaseerd zijn op verschillende geluidsfrequenties, zijn er zelfs speciaal voor gemaakt gefocust te blijven. Je maakt als het ware je eigen ‘focus bubbel' waarin je kunt werken en niet snel meer wordt afgeleid.
Door de Pomodoro-techniek toe te passen of deze zelfs aan te vullen met het gebruik van een koptelefoon of oordopjes, haal je het maximale uit jouw werkperiodes.
Maak slim gebruik van tools
Technologie kan je leven als ondernemer een stuk gemakkelijker maken, mits je het op de juiste manier gebruikt. Denk aan tools voor bijvoorbeeld boekhouding, projectmanagement en klantbeheer die je dagelijks workflow flink kunnen verbeteren.
Een paar voorbeelden: Gebruik een tool voor relatiebeheer om overzicht te houden en al je klantcontacten gestructureerd bij te houden. Dankzij de handige technologie en slimme workflows binnen Cirqll, heb je altijd een duidelijk overzicht van jouw prioriteiten, klantcontacten of bijvoorbeeld jouw deadlines.
Evalueer je dag
Het is gemakkelijk om aan het einde van de dag je laptop dicht te klappen en door te gaan zonder stil te staan bij wat je nou eigenlijk hebt gedaan. Toch kan een korte evaluatie aan het einde van je werkdag veel opleveren.
Probeer dit eens: Noteer elke dag drie dingen die heel goed gingen en één ding dat je de volgende dag anders wilt aanpakken. Het helpt je niet alleen om bewuster te worden van je tijdgebruik, maar je geeft hiermee ook de kans om jezelf te ontwikkelen.
Door elke dag iets bij te leren maak je stap voor stap vooruitgang in het slimmer en efficiënter werken.
Conclusie
Je tijd slim indelen is een belangrijke vaardigheid. Door prioriteiten te stellen, terugkerende taken te automatiseren en tools zoals Cirqll in te zetten, zorg je ervoor dat je meer tijd overhoudt voor wat echt belangrijk is. Het is een proces van continu blijven verbeteren en optimaliseren, maar met kleine aanpassingen en dagelijkse reflectie zul je zien dat je steeds beter wordt in het maken van de juiste keuzes.
Welke stap ga jij vandaag zetten om slimmer om te gaan met jouw tijd?